WIELKA BRYTANIA: Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mail
E-maile wysyłane i odbierane przez Twoją organizację są pełne cennych i wrażliwych informacji - od krytycznych danych biznesowych, po umowy i dane osobowe (PII: wszelkie dane, które można wykorzystać do identyfikacji konkretnej osoby).
Użytkownicy mogą potrzebować odwoływać się do niej na co dzień. Niektóre korespondencje mogą być niezbędne do rozstrzygnięcia sprawy prawnej.
Wiadomości e-mail są zapisem tego, kto co komu powiedział. Musisz więc zapewnić im bezpieczeństwo. Ale jak długo?
W przypadku wielu brytyjskich firm decyzja należy do nich. Firmy będące własnością publiczną lub działające w niektórych branżach muszą jednak przechowywać swoje wiadomości e-mail przez określony czas (patrz poniżej).
Nawet poza przepisami istnieją dobre powody, aby przechowywać przynajmniej niektóre wiadomości e-mail przez długi czas.
Weźmy na przykład te związane z umowami. Prawo brytyjskie zezwala na dochodzenie roszczeń z tytułu naruszenia umowy do sześciu lat po naruszeniu.
Warto więc przechowywać te wiadomości przez sześć lat.
Przepisy zapobiegające retencji
Brytyjskie przepisy rządowe nie określają, jak długo należy przechowywać wiadomości e-mail. Wręcz przeciwnie, ustawodawstwo jest bardziej zainteresowane tym, aby firma nie przechowywała danych e-mail zbyt długo.
Odpowiednimi przepisami są:
- Brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych 2018 (RODO 2018)
- Ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 r. (RODO 2018)
- Ustawa o wolności informacji z 2000 r. (FOIA 2000)
- Ustawa o rejestrach publicznych z 1958 r. (PRA 1958)
Brytyjskie RODO mówi, że musisz być w stanie uzasadnić, dlaczego przechowujesz dane osobowe. Nie powinieneś ich przechowywać tylko na wypadek, gdybyś chciał się do nich odwołać w przyszłości.
Jeśli nie musisz znać tożsamości osoby wymienionej w wiadomości e-mail, jej dane powinny być anonimowe.
Spółki publiczne
Istnieje amerykańskie prawo federalne o nazwie Sarbanes-Oxley Act (SOX), które dotyczy spółek publicznych. Ma ona również zastosowanie do spółek zależnych będących w całości ich własnością oraz spółek zagranicznych, które są notowane na giełdzie i prowadzą działalność w Stanach Zjednoczonych.
Zgodnie z SOX firmy te muszą przechowywać swoje wiadomości e-mail przez siedem lat.
Nawet jeśli Twoja firma nie podlega obecnie SOX, być może będziesz musiał dostosować się do brytyjskiej wersji SOX, która według niektórych ekspertów jest nieuchronna.
Poszczególne branże
W niektórych branżach obowiązują zasady, zgodnie z którymi dokumenty, w tym wiadomości e-mail, muszą być przechowywane przez określony czas.
Telekomunikacja
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie zatrzymywania danych (Dyrektywa WE) z 2009 r., dostawcy publicznych sieci lub usług łączności elektronicznej muszą przechowywać wiadomości e-mail przez 12 miesięcy.(Pinsent Masons)
Prawne
Adwokaci muszą przechowywać różne rodzaje dokumentów przez różne okresy. Zobacz harmonogram Solicitors Regulation Authority.
Usługi finansowe
Okres przechowywania wielu rodzajów dokumentów wynosi siedem lat. Istnieje jednak sporo dokumentów, które należy przechowywać krócej lub dłużej. Więcej informacji można znaleźć w harmonogramie przechowywania Financial Conduct Authority.
Zatrzymanie