Oprogramowanie do zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej, które spełnia wszelkie standardy
Zgodność z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej wymaga oprogramowania do retencji poczty elektronicznej, które zostało zaprojektowane z myślą o zgodności w swojej istocie. Aby osiągnąć zgodność z przepisami, wiadomości e-mail muszą być zachowane, posortowane zgodnie z przepisami, a dane muszą być łatwo dostępne do przywrócenia lub usunięcia zgodnie z wymogami prawnymi.
Zachowanie wiadomości e-mail
Jakie są Twoje zasady retencji poczty elektronicznej?
Nie brakuje przepisów dotyczących komunikacji i przechowywania danych - począwszy od tego, jak długo firma powinna przechowywać wiadomości e-mail, a skończywszy na tym, jak długo należy przechowywać informacje o pracownikach. Niezależnie od branży, w której działasz, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz musiał zmierzyć się z nakładającymi się na siebie przepisami dotyczącymi tego, co wolno, a czego nie wolno przechowywać, jak należy to robić i jak długo należy to robić. Rozwiązania Cryoserver do archiwizacji poczty elektronicznej zapewniają zgodność Twoich danych z przepisami.
Bezpieczeństwo
Jak może pomóc Cryoserver?
Nasze rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej zapewnia bezpieczną, zabezpieczoną, zaszyfrowaną i niezawodną kopię zapasową na wypadek utraty danych lub niefortunnego ataku cybernetycznego na serwer pocztowy Microsoft/Office 365 lub serwer lokalny.
Rozwiązania do archiwizacji Cryoserver zapewniają bezpieczeństwo wszystkich wiadomości e-mail i załączników, chroniąc i kontrolując dostęp do danych. Co najważniejsze, jeśli zasady takie jak GDPR wymagają od Ciebie usunięcia PII (personal identifiable information), które przechowujesz na temat danej osoby, Cryoserver jest właśnie tym, czego potrzebujesz. Umożliwi Ci on znalezienie i usunięcie wszystkich danych z wiadomości e-mail i załączników za pomocą szczegółowych wyników wyszukiwania. Ponadto, będziesz mieć skontrolowany dowód, że spełniłeś wymagania.
Odzyskiwanie danych i kopie zapasowe
Uprość swoje IT, zapewnij ochronę danych i zminimalizuj przestoje, wdrażając oprogramowanie Cryoserver do zgodności z przepisami w zakresie archiwizacji poczty elektronicznej. Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta ze środowiska hybrydowego, Microsoft/Office 365 czy serwera stacjonarnego, oferujemy oparte na chmurze rozwiązanie do zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej, które wykorzystuje dane archiwalne w celu usprawnienia odzyskiwania danych, obniżenia kosztów i zwiększenia ciągłości biznesowej.
Rozwiązania do przechowywania poczty elektronicznej
Przy coraz większej ilości wysyłanych i odbieranych każdego dnia wiadomości e-mail, firmy zmagają się z obciążeniem związanym z przechowywaniem wiadomości e-mail i innych nieustrukturyzowanych danych w siedzibie firmy. Począwszy od ilości, a skończywszy na kosztach, odczuwalny jest wpływ przyspieszonego rozwoju poczty elektronicznej. Uprość zarządzanie danymi, spełnij wymagania dotyczące dostępności poczty elektronicznej i zmniejsz ilość miejsca w pamięci masowej dzięki oprogramowaniu Cryoserver do zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej.
Uproszczona migracja
Dla wielu firm przejście do chmury obliczeniowej jest priorytetem. Uprość migrację z istniejącego serwera poczty onsite i zapewnij sobie zgodność archiwizacji Microsoft/Office 365 z Cryoserver. Użytkownicy Microsoft/Office 365 wykorzystują Cryoserver do uzupełnienia usługi i stworzenia bardziej wydajnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej dla swojej firmy, przezwyciężając szereg wad archiwizacji Microsoft/Office 365.
Prywatność
Prywatność w fazie projektowania
Kiedy opracowywaliśmy Cryoserver, kluczowymi względami były prywatność i prawa użytkowników końcowych. Jest to nasza filozofia "Privacy by design", która leży u podstaw tego rozwiązania. Prowadzi ona do zwiększenia możliwości ochrony prywatności dla organizacji i poszczególnych pracowników. Umożliwia ona dostęp do zarchiwizowanych wiadomości e-mail w oparciu o role, śledzenie audytów na wszystkich poziomach i zachowywanie śladów audytów - a wszystko to nadzorowane przez pracowników, których mianujesz opiekunami archiwum lub, jak my to nazywamy, "strażnikami danych". Niezmienny charakter Cryoserver tworzy repozytorium dowodowe, które jest dopuszczalne w sądzie. Ponadto jest to rozwiązanie zgodne z GDPR i chroni prawa człowieka Twoich pracowników.
Pobierz arkusz danych dotyczących zgodności z Cryoserver
Arkusz przeglądowy stanowi krótkie podsumowanie zgodności Cryoserver jako archiwum.
Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami.
GDPR
W jaki sposób Cryoserver jest zgodny z GDPR?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych UE zmieniło sposób, w jaki firmy na całym świecie przechowują i przetwarzają informacje umożliwiające identyfikację osób (PII). W Cryoserver wprowadziliśmy pewne ulepszenia do naszego rozwiązania, aby zapewnić jego pełną zgodność z tymi przepisami, co gwarantuje również zgodność naszych klientów w zakresie danych dotyczących ich poczty elektronicznej.
Prawo do bycia zapomnianym
GDPR stanowi, że jeśli podmiot chce zostać "zapomniany" przez organizację, ma on prawo do tego, aby organizacja usunęła wszystkie przechowywane na jego temat dane. Superszybkie wyszukiwanie w Cryoserver i funkcje Audited Delete zapewniają szybkie znalezienie danych, a zapis o ich usunięciu jest przechowywany w celu udowodnienia osobie zainteresowanej, że jej żądanie zostało zrealizowane.
SAR i FOI
Osoby, których dane dotyczą, zawsze miały możliwość zażądania kopii wszystkich danych przechowywanych na ich temat przez organizację w drodze wniosku o dostęp do danych (Subject Access Request) lub wniosku o dostęp do informacji (Freedom of Information) w sektorze publicznym. GDPR ułatwił podmiotom to zadanie, a Cryoserver od ponad 15 lat pomaga zarówno firmom publicznym, jak i prywatnym w realizacji tych wniosków.
Najczęściej zadawane pytania
Czy filtrowanie spamu przed Cryoserver ma wpływ na zgodność z przepisami?
Tak. Jeśli używasz systemu, który filtruje pocztę elektroniczną i albo zapobiega, albo przekierowuje wiadomości, które uważa za spam/wirusa, wtedy firmie, która staje przed sądem, trudno jest udowodnić, że posiada pełny zapis sądowy. Najbardziej "kryminalistyczne" podejście polega na skonfigurowaniu Cryoserver do przechwytywania nieprzetworzonego SMTP w momencie jego wejścia na teren firmy, ZANIM dotrze on do Twojego serwera pocztowego. Jednak większość klientów rozważa równowagę między absolutną zgodnością z przepisami prawa sądowego a lawinami spamu i decyduje się na filtrowanie spamu/wirusów, zanim dotrą one do serwera pocztowego i Cryoservera.
Jeśli organizacja zleciła outsourcing całej poczty elektronicznej, czy ma to wpływ na zgodność z przepisami?
Nie, ale to zależy od standardów Twojego outsourcera. Musi on być w stanie wykazać przed organem regulacyjnym lub sądem, że posiada odpowiednią politykę dotyczącą danych, którą stosuje w odniesieniu do danych klientów. Warto również zaznaczyć, że firma nadal ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie błędy lub zaniedbania ze strony outsourcera; to na niej spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie, że outsourcer zarządza danymi zgodnie z przepisami.
Czy przechowywanie danych dłużej niż obowiązujący okres retencji ma konsekwencje prawne lub inne zagrożenia?
Obowiązkowe okresy zatrzymywania danych są prawie zawsze "minimalnymi zalecanymi okresami zatrzymywania danych", a zatem "punkt usunięcia" nie jest określony - dane można przechowywać tak długo, jak się chce. Wyjątkiem jest Data Protection Act 1998, w którym "Zasada 5" mówi, że dane osobowe nie mogą być przechowywane "dłużej niż jest to konieczne", ale nie definiuje, jaki może być ten czas. Firmy są zatem zobowiązane do samodzielnego decydowania, w ramach formalnej procedury, jaki powinien być ich okres przechowywania różnych rodzajów danych osobowych.
Jak udowodnić integralność wiadomości e-mail?
Cryoserver jest skonfigurowany w taki sposób, aby zapewnić przechwytywanie każdej wiadomości e-mail wysyłanej lub otrzymywanej przez firmę (w tym wewnętrznej poczty elektronicznej). Gdy każda wiadomość dociera do Cryoserver, pobierany jest cyfrowy odcisk palca całej wiadomości, który jest zapisywany wraz z wiadomością w zaszyfrowanym i skompresowanym formacie. Jeżeli wiadomość jest pobierana z Cryoserver, jej cyfrowy odcisk palca jest ponownie obliczany (po jej odkompresowaniu i odszyfrowaniu) i porównywany z cyfrowym odciskiem palca zarejestrowanym w momencie otrzymania wiadomości. W ten sposób można udowodnić, że treść wiadomości nie została w żaden sposób zmanipulowana od momentu jej otrzymania.
Jaką zgodność ma Cryoserver?
Pełna koncentracja Cryoserver na archiwizacji poczty elektronicznej zapewnia wyjątkowe, elastyczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas na etapie eDiscovery, daje pracownikom odpowiedzialnym za zgodność z przepisami spokój ducha i ułatwia pracę działu pomocy technicznej.