1 min. czytania
Polska: Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mail
Zasady w Polsce są dość proste. Dokumenty/maile muszą być przechowywane przez okres od pięciu lat do wieczystego przechowywania.
Warto zwrócić uwagę na jedną zmianę dotyczącą dokumentacji pracowniczej: podczas gdy w przeszłości firmy musiały przechowywać ją przez 50 lat, obecnie jest to tylko dziesięć lat.
Zastosowanie ma ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). W związku z tym nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej niż jest to absolutnie konieczne.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
| Na stałe | Sprawozdania finansowe |
| 10 lat | Szczegóły listy płac, odcinki wypłat i inne informacje, na podstawie których ustalana jest podstawa emerytury lub renty inwalidzkiej ubezpieczonego pracownika. Należy je przechowywać od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono zatrudnienie danej osoby. |
| 9 lat | Umowy |
| 5 lat |
Dokumentacja księgowa/księgi rachunkowe wraz z dokumentami uzupełniającymi. (Przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dokumentacja).
Dokumentacja księgowa związana z inwestycjami długoterminowymi, pożyczkami, umowami biznesowymi i roszczeniami w ramach postępowania cywilnego, karnego lub podatkowego. (Należy je przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawy, których dotyczą, zostały zakończone, zapłacone, rozliczone lub wygasły). Dokumentacja dotycząca metod księgowych organizacji (Przechowywać przez pięć lat po utracie ważności). Dokumentacja księgowa dotycząca dochodu, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz należnych podatków. (Przechowywać przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym podatek był należny). |
Źródła: armaedfoundation.org lexology.com
Zatrzymanie