Poniedziałek, 25 czerwca 2018 r. 15 min. czytania

Polityka prywatności

Wstęp

Welcome to FCS (UK) Limited’s privacy notice. FCS (UK) Limited trades as Cryoserver and will be referred to in this policy notice as Cryoserver.

Cryoserver respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This privacy notice sets out how we look after your personal data when you visit our website (regardless of where you visit it from) or enquire about our services other than through the website and tell you about your privacy rights and how the law protects you.

Prosimy również o skorzystanie z glosariusza, aby zrozumieć znaczenie niektórych terminów użytych w niniejszej informacji o prywatności.

1. Important information and who we are

Cel niniejszej informacji o ochronie prywatności

This privacy notice aims to give you information on how Cryoserver collects and processes your personal data through your use of this website (including any data you may provide through this website when you sign up to our newsletter or purchase a product or service) and when you make enquires about our services by telephone, email or otherwise or submit an order for services.

Ta strona nie jest przeznaczona dla dzieci i świadomie nie gromadzimy danych dotyczących dzieci.

Ważne jest, aby użytkownik zapoznał się z niniejszą informacją o prywatności wraz z każdą inną informacją o prywatności lub uczciwym przetwarzaniu, którą możemy przedstawić przy określonych okazjach, gdy zbieramy lub przetwarzamy dane osobowe użytkownika, aby był w pełni świadomy, w jaki sposób i dlaczego wykorzystujemy jego dane. Niniejsza informacja o prywatności stanowi uzupełnienie innych informacji i nie ma na celu ich zastąpienia.

Kontroler

Niniejsza informacja o prywatności została wydana w imieniu grupy spółek FCS, w tym FCS (UK) Limited i Forensic & Compliance Limited, więc kiedy w niniejszej informacji o prywatności wymieniamy "Cryoserver", "my", "nas" lub "nasz", odnosimy się do odpowiedniej spółki z grupy odpowiedzialnej za przetwarzanie Twoich danych. FCS (UK) Limited jest administratorem danych i odpowiada za niniejszą stronę internetową. FCS (UK) Limited posiada certyfikat ISO 27001.

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (DPO), który jest odpowiedzialny za nadzorowanie pytań związanych z niniejszą informacją o prywatności. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej informacji o ochronie prywatności, w tym wnioski o skorzystanie z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych, korzystając z danych podanych poniżej.

Dane kontaktowe

Nasze pełne dane to:

Pełna nazwa osoby prawnej: FCS (UK) Limited

Oznaczenie korespondencji do wiadomości inspektora ochrony danych

Adres e-mail: info@cryoserver.com

Adres pocztowy: Wigglesworth House, 69 Southwark Bridge Road, London, SE1 9HH

Numer rejestracyjny ICO: ZA123425

You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK supervisory authority for data protection issues (www.ico.org.uk). We would, however, appreciate the chance to deal with your concerns before you approach the ICO so please contact us in the first instance.

Zmiany w informacji o prywatności i obowiązek informowania nas o zmianach

This version was last updated on 23rd March 2022.

Ważne jest, aby dane osobowe, które przechowujemy na Państwa temat były dokładne i aktualne. Prosimy o informowanie nas, jeśli Państwa dane osobowe ulegną zmianie w trakcie Państwa współpracy z nami.

Linki osób trzecich

Niniejsza witryna może zawierać linki do stron internetowych, wtyczek i aplikacji osób trzecich. Kliknięcie na te linki lub włączenie tych połączeń może pozwolić osobom trzecim na zbieranie lub udostępnianie danych o użytkowniku. Nie kontrolujemy tych stron internetowych osób trzecich i nie ponosimy odpowiedzialności za ich oświadczenia o ochronie prywatności. Po opuszczeniu naszej strony internetowej zachęcamy do zapoznania się z informacją o ochronie prywatności każdej odwiedzanej strony.

2. The data we collect about you

Dane osobowe lub informacje osobowe oznaczają wszelkie informacje o osobie fizycznej, na podstawie których można ją zidentyfikować. Nie obejmuje to danych, z których usunięto tożsamość (dane anonimowe).

Możemy gromadzić, wykorzystywać, przechowywać i przekazywać różne rodzaje danych osobowych, które zostały pogrupowane poniżej:

• Identity Data includes first name, last name, username or similar identifier and title.
• Contact Data includes billing address, delivery address, email address and telephone numbers.
• Technical Data includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform and other technology on the devices you use to access this website.
• Profile Data includes your username and password, your preferences, feedback and survey responses.
• Usage Data includes information about how you use our website, products and services.
• Marketing and Communications Data includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.

We also collect, use and share Aggregated Data such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your Usage Data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy notice.

We do not collect any Special Categories of Personal Data about you (this includes details about your race or ethnicity, religious or philosophical beliefs, sex life, sexual orientation, political opinions, trade union membership, information about your health and genetic and biometric data). Nor do we collect any information about criminal convictions and offences.

W przypadku niepodania danych osobowych

Jeśli musimy gromadzić dane osobowe na mocy prawa lub zgodnie z warunkami umowy zawartej z użytkownikiem, a użytkownik nie dostarczy tych danych na żądanie, możemy nie być w stanie wykonać umowy, którą zawarliśmy lub próbujemy zawrzeć z użytkownikiem (np. dostarczyć mu towary lub usługi). W takim przypadku możemy być zmuszeni do anulowania produktu lub usługi, które z nami posiadasz, ale powiadomimy Cię o tym w odpowiednim czasie.

3. How is your personal data collected?

Stosujemy różne metody zbierania danych od i o użytkowniku, w tym poprzez:

Direct interactions. You may give us your Identity, Contact and Financial Data by filling in forms or by corresponding with us by post, phone, email or otherwise. This includes personal data you provide when you:

• ubiegać się o nasze produkty lub usługi;
• (jeśli jesteś jednym z naszych partnerów) utwórz konto za pośrednictwem naszego portalu na naszej stronie internetowej;
• subskrybować nasze usługi lub publikacje;
• zażądać wysyłania do Ciebie materiałów marketingowych;
• Przekaż nam kilka informacji zwrotnych.

Automated technologies or interactions. As you interact with our website, we may automatically collect Technical Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using cookies, server logs and other similar technologies. We may also receive Technical Data about you if you visit other websites employing our cookies. Please see our cookie policy http://www.cryoserver.com/cookie-policy/ for further details.

Third parties or publicly available sources. We may receive personal data about you from various third parties as set out below:

• Dane techniczne od dostawców usług analitycznych, takich jak Google, z siedzibą poza UE; oraz
• Dane identyfikacyjne i kontaktowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak Companies House i Electoral Register z siedzibą na terenie UE.

4. How we use your personal data

Będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe tylko wtedy, gdy zezwala nam na to prawo. Najczęściej będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w następujących okolicznościach:

• Gdy musimy wykonać umowę, którą zamierzamy zawrzeć lub już zawarliśmy z Państwem.
• Jeżeli jest to konieczne dla naszych uzasadnionych interesów (lub interesów strony trzeciej), a Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.
• Gdy musimy spełnić obowiązek prawny lub regulacyjny.

Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than in relation to sending direct marketing communications to you via email or text message. You have the right to withdraw consent to marketing at any time by contacting us.

Cele, do których będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe

Poniżej przedstawiamy w formie tabeli opis wszystkich sposobów, w jakie planujemy wykorzystywać Państwa dane osobowe, oraz podstawy prawne, na których się w tym celu opieramy. W stosownych przypadkach określiliśmy również, jakie są nasze uzasadnione interesy.

Note that we may process your personal data for more than one lawful ground depending on the specific purpose for which we are using your data. Please contact us if you need details about the specific legal ground we are relying on to process your personal data where more than one ground has been set out in the table below.

Cel/działanie	Rodzaj danych	Podstawa prawna przetwarzania danych, w tym podstawa uzasadnionego interesu
Aby zarejestrować Cię jako nowego klienta	(a) Tożsamość b) Kontakt	Wykonanie umowy z Państwem
Aby przetworzyć i dostarczyć Twoje zamówienie	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Marketing i komunikacja	(a) Wykonanie umowy z Państwem (b) Konieczne dla naszych uzasadnionych interesów
Aby zarządzać naszą relacją z Państwem, co będzie obejmować: (a) Powiadamianie użytkownika o zmianach w naszych warunkach lub polityce prywatności (b) Prośba o pozostawienie recenzji lub wzięcie udziału w ankiecie	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Profil d) Marketing i komunikacja	(a) Wykonanie umowy z Państwem (b) Konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego (c) Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (w celu aktualizacji naszych rejestrów i badania, w jaki sposób klienci korzystają z naszych produktów/usług)
W celu administrowania i ochrony naszej działalności oraz niniejszej strony internetowej (w tym rozwiązywanie problemów, analiza danych, testowanie, konserwacja systemu, wsparcie, raportowanie i hosting danych)	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Techniczne	(a) niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (w celu prowadzenia naszej działalności, świadczenia usług administracyjnych i informatycznych, bezpieczeństwa sieci, zapobiegania oszustwom oraz w kontekście reorganizacji przedsiębiorstwa lub restrukturyzacji grupy) (b) Konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego
Aby korzystać z analizy danych w celu ulepszenia naszej strony internetowej, produktów/usług, marketingu, relacji z klientami i doświadczeń	a) Techniczne b) Wykorzystanie	Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (w celu określenia typów klientów dla naszych produktów i usług, aktualizacji i dostosowania naszej strony internetowej, rozwoju naszej działalności oraz informowania o naszej strategii marketingowej)
Aby przedstawić sugestie i zalecenia dotyczące towarów lub usług, które mogą być dla Ciebie interesujące	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Techniczne d) Użytkowanie e) Profil	Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (aby rozwijać nasze produkty/usługi i rozwijać naszą działalność)
Udzielanie odpowiedzi na zapytania złożone za pośrednictwem "Cryoserver Sales Chat".	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Techniczne	Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (aby rozwijać nasze produkty/usługi i rozwijać naszą działalność)
Aby zarządzać programem "Poleć przyjaciela	(a) Tożsamość b) Kontakt c) Techniczne	Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (aby rozwijać nasze produkty/usługi i rozwijać naszą działalność)

Marketing

Staramy się zapewnić Państwu możliwość wyboru sposobu wykorzystania niektórych danych osobowych, w szczególności w zakresie marketingu i reklamy:

Oferty promocyjne od nas

Możemy wykorzystywać Państwa dane dotyczące tożsamości, dane kontaktowe, techniczne, użytkowania i profilu, aby wyrobić sobie pogląd na to, czego naszym zdaniem mogą Państwo chcieć lub potrzebować, lub co może Państwa zainteresować. W ten sposób decydujemy, które produkty, usługi i oferty mogą być dla Ciebie istotne (nazywamy to marketingiem).

Użytkownik będzie otrzymywał od nas informacje marketingowe, jeśli zwrócił się do nas z prośbą o informacje lub zakupił od nas towary lub usługi i nie zrezygnował z otrzymywania takich informacji marketingowych.

Marketing stron trzecich

Uzyskamy wyraźną zgodę użytkownika zanim udostępnimy jego dane osobowe jakiejkolwiek firmie spoza grupy FCS w celach marketingowych.

Rezygnacja

You can ask us to stop sending you marketing messages at any time by clicking on the “unsubscribe” link which is set out in all of our email communications or by contacting us at any time.

Jeśli użytkownik zrezygnuje z otrzymywania takich wiadomości marketingowych, nie będzie to dotyczyło danych osobowych przekazanych nam w wyniku zakupu produktu/usługi lub innych transakcji z nami związanych z oprogramowaniem.

Cookies

Możesz ustawić swoją przeglądarkę tak, aby odrzucała wszystkie lub niektóre pliki cookie, lub aby ostrzegała Cię, gdy strony internetowe ustawiają lub uzyskują dostęp do plików cookie. W przypadku wyłączenia lub odrzucenia plików cookie, należy pamiętać, że niektóre części tej strony internetowej mogą stać się niedostępne lub nie działać prawidłowo. Więcej informacji na temat używanych przez nas plików cookie można znaleźć w naszej Polityce dotyczącej plików cookie - http://www.cryoserver.com/cookie-policy/.

Zmiana celu

We will only use your personal data for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If you wish to get an explanation as to how the processing for the new purpose is compatible with the original purpose, please contact us.

Jeśli będziemy musieli wykorzystać Państwa dane osobowe do niepowiązanego celu, powiadomimy Państwa o tym i wyjaśnimy podstawę prawną, która nam na to pozwala.

Należy pamiętać, że możemy przetwarzać Państwa dane osobowe bez Państwa wiedzy lub zgody, zgodnie z powyższymi zasadami, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

5. Disclosures of your personal data

Możemy być zmuszeni do udostępnienia Państwa danych osobowych podmiotom wymienionym poniżej w celach określonych w tabeli w ustępie 4 powyżej.

• Wewnętrzne Strony Trzecie, jak określono w Glosariuszu.
• Zewnętrzne Strony Trzecie, jak określono w Glosariuszu.
• stronom trzecim, którym możemy sprzedać, przenieść lub połączyć część naszej działalności lub naszych aktywów. Możemy również dążyć do przejęcia innych firm lub połączenia się z nimi. Jeśli dojdzie do zmiany w naszej działalności, nowi właściciele mogą wykorzystywać Państwa dane osobowe w taki sam sposób, jak określono w niniejszej informacji o ochronie prywatności.

Wymagamy od wszystkich stron trzecich przestrzegania bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i traktowania ich zgodnie z prawem. Nie zezwalamy naszym zewnętrznym dostawcom usług na wykorzystywanie Państwa danych osobowych do własnych celów i zezwalamy im na przetwarzanie Państwa danych osobowych tylko w określonych celach i zgodnie z naszymi instrukcjami.

6. International transfers

We share your personal data within the FCS group of companies. This will involve transferring your data outside of the UK, but will not involve transferring your data outside the European Economic Area (EEA).

Some of our external third parties and consultants are based outside the UK, so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the UK.

Whenever FCS (UK) Limited transfers your personal data out of the UK, we ensure a similar degree of protection is afforded to it and where necessary will ensure that we use specific contracts approved by the Information Commissioner’s Office which give your personal data the same protection it has in the UK. For further details, see Information Commissioner’s Office: International data transfer agreement and guidance.

In the case of Forensic & Compliance Systems Limited, if we transfer your personal data out of the EEA, we ensure a similar degree of protection is afforded to it and where necessary will ensure that we use specific contracts approved by the European Commission which give your personal data the same protection it has in the EEA. For further details, see European Commission: Model contracts for the transfer of personal data to third countries.

Please contact us if you want further information on the specific mechanism used by us when transferring your personal data out of either the UK or the EEA.

7. Data security

Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych w sposób nieuprawniony, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto, ograniczamy dostęp do Państwa danych osobowych do tych pracowników, agentów, wykonawców i innych osób trzecich, którzy mają biznesową potrzebę ich poznania. Będą oni przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie i są zobowiązani do zachowania poufności.

Wdrożyliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych i powiadomimy Państwa oraz wszelkie właściwe organy regulacyjne o naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

8. Data retention

Jak długo będą Państwo korzystać z moich danych osobowych?

Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadziliśmy, w tym dla celów spełnienia wymogów prawnych, księgowych lub sprawozdawczych.

Aby określić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody w wyniku nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele, dla których przetwarzamy dane osobowe i czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, a także obowiązujące wymogi prawne.

Zgodnie z prawem musimy przechowywać podstawowe informacje o naszych klientach (w tym dane kontaktowe, tożsamości, finansowe i transakcyjne) przez sześć lat po tym, jak przestaną być klientami dla celów prawnych, finansowych i podatkowych.

In some circumstances you can ask us to delete your data: see Request erasure below for further information.

W niektórych okolicznościach możemy anonimizować Państwa dane osobowe (tak, że nie można ich już powiązać z Państwem) do celów badawczych lub statystycznych, w którym to przypadku możemy wykorzystywać te informacje na czas nieokreślony bez dalszego powiadamiania Państwa.

9. Your legal rights

W pewnych okolicznościach użytkownikowi przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych w odniesieniu do jego danych osobowych. Więcej informacji na temat każdego z tych praw znajduje się w glosariuszu:

• Zażądaj dostępu do swoich danych osobowych.
• Zażądaj korekty swoich danych osobowych.
• Zażądaj usunięcia swoich danych osobowych.
• Sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
• Zażądaj ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
• Zażądaj przeniesienia swoich danych osobowych.
• Prawo do wycofania zgody.

If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us.

Zazwyczaj nie jest wymagana żadna opłata

Dostęp do danych osobowych (lub korzystanie z innych praw) nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty. Możemy jednak pobrać uzasadnioną opłatę, jeśli żądanie jest wyraźnie nieuzasadnione, powtarzalne lub nadmierne. Alternatywnie, w takich okolicznościach możemy odmówić spełnienia żądania.

Czego możemy od Ciebie wymagać

Może zaistnieć potrzeba zażądania od Państwa określonych informacji, które pomogą nam potwierdzić Państwa tożsamość i zapewnić prawo dostępu do Państwa danych osobowych (lub do skorzystania z innych przysługujących Państwu praw). Jest to środek bezpieczeństwa mający na celu zapewnienie, że dane osobowe nie zostaną ujawnione żadnej osobie, która nie ma prawa do ich otrzymania. Możemy również skontaktować się z Państwem, aby poprosić o dodatkowe informacje w związku z Państwa żądaniem w celu przyspieszenia naszej odpowiedzi.

Termin na udzielenie odpowiedzi

Staramy się odpowiadać na wszystkie uzasadnione żądania w ciągu jednego miesiąca. Czasami może nam to zająć więcej czasu niż miesiąc, jeśli Twoje żądanie jest szczególnie złożone lub złożyłeś wiele żądań. W takim przypadku powiadomimy Cię o tym i będziemy Cię informować na bieżąco.

10. Glossary

PRAWNA PODSTAWA

Legitimate Interest means the interest of our business in conducting and managing our business to enable us to give you the best service/product and the best and most secure experience. We make sure we consider and balance any potential impact on you (both positive and negative) and your rights before we process your personal data for our legitimate interests. We do not use your personal data for activities where our interests are overridden by the impact on you (unless we have your consent or are otherwise required or permitted to by law). You can obtain further information about how we assess our legitimate interests against any potential impact on you in respect of specific activities by contacting us

Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.

Comply with a legal or regulatory obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal or regulatory obligation that we are subject to.

STRONY TRZECIE

Wewnętrzne strony trzecie

Inne spółki z grupy FCS, które mają siedzibę na terenie UE i świadczą usługi administracyjne i usługi wsparcia technicznego.

Zewnętrzne strony trzecie

• Dostawcy usług, tacy jak HubSpot i Mailer Lite, działający jako podmioty przetwarzające, którzy świadczą m.in. usługi CRM i administracji stronami internetowymi.
• Urząd Skarbowy i Celny, organy regulacyjne i inne organy działające w charakterze podmiotów przetwarzających lub współadministratorów z siedzibą w Wielkiej Brytanii, które w pewnych okolicznościach wymagają zgłaszania działań związanych z przetwarzaniem danych.

TWOJE PRAWA PRAWNE

Masz prawo do:

Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected, though we may need to verify the accuracy of the new data you provide to us.

Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have successfully exercised your right to object to processing (see below), where we may have processed your information unlawfully or where we are required to erase your personal data to comply with local law. Note, however, that we may not always be able to comply with your request of erasure for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request.

Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your situation which makes you want to object to processing on this ground as you feel it impacts on your fundamental rights and freedoms. You also have the right to object where we are processing your personal data for direct marketing purposes. In some cases, we may demonstrate that we have compelling legitimate grounds to process your information which override your rights and freedoms.

Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it; (c) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (d) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

Request the transfer of your personal data to you or to a third party. We will provide to you, or a third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format. Note that this right only applies to automated information which you initially provided consent for us to use or where we used the information to perform a contract with you.

Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your personal data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.

London Office Address (Registered Office)

FCS (UK) Limited
Wigglesworth House
69 Southwark Bridge Road
London SE1 9HH
UK

Registered Number: 5940018
VAT Number: GB 160 9895 72

Numery telefonów

UK Freephone +44 (0) 800 280 0525
Reception +44 (0) 20 7045 0520
US Toll Free +1 866-894-9752

Adresy e-mail

Sales: sales@cryoserver.com
Support: support@cryoserver.com
Info: info@cryoserver.com