2 min. czytania
Holandia: Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mail
Czas, przez jaki firmy muszą przechowywać większość dokumentów, waha się od czterech tygodni do stałego.
Zwróć szczególną uwagę na dokumentację i dane pracowników, ponieważ istnieją różne okresy przechowywania dla różnych ich rodzajów.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie, więc nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej niż jest to absolutnie konieczne.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
| Na stałe | Sprawozdania finansowe |
| 10 lat | Dane dotyczące nieruchomości Jeśli świadczysz usługi elektroniczne, nadawcze lub telekomunikacyjne i działasz zgodnie z systemem Mini One Stop Shop (MOSS), musisz przechowywać dane przez 10 lat. |
| 7 lat |
- Porządki obrad i terminarze
- Wyciągi bankowe - Zarządzanie gotówką (w tym noty robocze) i pokwitowania - Korespondencja - Kontrakty, umowy i inne ustalenia - Rachunki kredytowe i debetowe - Konta ogólne - Dokonane obliczenia okresowe - Otrzymane faktury i kopie wysłanych faktur - Konta płacowe, w tym - zarządzanie wynagrodzeniami - ewidencja podatków i ubezpieczeń społecznych - zarobione wynagrodzenia - potrącone ubezpieczenie społeczne - potrącony podatek od wynagrodzeń - odcinki wypłaty - wynagrodzenie za nadgodziny - premie, wydatki - Rejestry zakupów i sprzedaży - Pliki oprogramowania i danych - Ewidencja zapasów Możesz uzgodnić z holenderską administracją podatkową i celną prowadzenie innych rejestrów przez krótsze okresy |
| 5 lat | Dokumenty socjalne dotyczące pracowników, w tym dane, na których opiera się zwolnienie lub dane związane z wypłatą wynagrodzenia z wypłatą wynagrodzenia - przechowywane przez co najmniej pięć lat po zakończeniu umowy o pracę |
| 3 lata | Dokumenty potwierdzające księgi rachunkowe i niewymagające udziału osób trzecich (zachować kopie lub oryginały) |
| Maksymalnie 2 lata |
Poniżej znajdują się dokumenty dotyczące pracowników. RODO stanowi, że dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane lub dla których są dalej przetwarzane. Holenderska ochrona danych osobowych mówi, że poniższe dokumenty nie mogą być przechowywane dłużej niż dwa lata:
- Umowa o pracę, dokumenty onboardingowe, takie jak gromadzenie danych osobowych i informacje o koncie bankowym (2 lata po zakończeniu zatrudnienia) - Raporty ze spotkań dotyczących oceny wyników, rozmów oceniających i doradztwa zawodowego - administracyjne rejestry nieobecności (2 lata po zakończeniu zatrudnienia, dłużej w przypadku sporów dotyczących świadczeń pracowniczych lub chorobowych) - Akta rehabilitacyjne (2 lata po zakończeniu rehabilitacji) - Dokumenty związane z programem emerytalnym |
| 4 tygodnie | Dane dotyczące odrzuconych kandydatów do pracy, w tym listy aplikacyjne, CV, referencje, zaświadczenia o dobrym zachowaniu, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, oceny i wyniki testów. Dane te mogą być przechowywane przez okres do 1 roku za zgodą osoby, której dane dotyczą. |
Źródła: business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law
Zatrzymanie