4 min. czytania
Niemcy: Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mail
Niemieckie przepisy są jasne i precyzyjne w odniesieniu do większości dokumentów handlowych, ale nie są szczegółowe w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej (z wyjątkiem tych związanych z podatkami - patrz tabela poniżej). Tak więc, w przypadku informacji związanych z pracownikami, należy postępować zgodnie z RODO i przechowywać dane osobowe przez możliwie najkrótszy czas.
W przypadku innych dokumentów biznesowych, w tym wiadomości e-mail, obowiązują następujące przepisy podatkowe i handlowe:
- GoBD, akronim długiej niemieckiej nazwy, tłumaczonej jako "podstawowe zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg finansowych, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych".
- AO (niemiecki kodeks podatkowy)
- HGB lub Handelsgesetzbuch, niemiecki kodeks handlowy
Przepisy te dzielą większość dokumentów biznesowych na dwie grupy: jedna musi być przechowywana przez sześć lat, druga przez dziesięć. Poniższa tabela zawiera szczegółową listę wszystkich rodzajów dokumentów i powiązanych wiadomości e-mail dla tych 10- i 6-letnich okresów przechowywania.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
|
10 lat Rodzaje dokumentów/wiadomości e-mail opisane po prawej stronie należy przechowywać przez co najmniej 10 lat. |
Briefly: trading books, inventories, opening balance sheets, financial statements, and everything needed for understanding them, plus tax-related documents (e.g. accounting receipts)
Access regulations for EDP bookkeeping • Accounting documents, records and statements • Accounts receivable list (if balance sheet documents) • Annual financial statements with explanations • Appendix to the annual financial statements (Section 264 HGB) • Applications for employee savings allowance • Audit reports from the auditor Balance sheets (including opening balance sheet) • Bank guarantees after the end of the contract • Block diagrams, as far as procedural documentation • Business reports • Business letters as booking vouchers such as invoices and credit notes Calculations and calculation documents, if relevant under commercial or tax law, e.g. for inventory valuation • Capital-forming benefits, if accounting documents • Cash books / sheets • Cash-on-delivery documents • Cash reports • Changes in electronic bookkeeping • Chart of accounts and changes to the chart of accounts • Cheque and bill of exchange documents, as accounting records • Commercial register excerpts, certified or if necessary in your own interest • Company accounting sheets with receipts as a basis for evaluation • Consolidated financial statements (section 290 HGB) • Contracts, insofar as they are of importance under commercial and tax law and if accounting documents • Contribution statements for social security contributions (booking receipts) • Credits in the sense of "reverse invoices" • Customs documents Damage documents, if balance sheet documents • Data sets, their description and structure • Data protection rules • Deposit statements (if not inventories) • Delivery notes (proof of receipt, connected with an invoice) • Document formats • Donation receipts, if booking documents Employee insurance (booking receipts) • Entertainment expenses (documents) • Error messages, error correction instructions for EDP bookkeeping, if booking documents • Evaluation documents • Export documents Field service invoices (booking vouchers bank receipts) • File notes: balance sheet documents or accounting documents • Files with their descriptions • File directories • Fixed asset books and card indexes General ledger accounts • Gift certificates • Goods receipt and goods issue ledger bills of exchange • Group management report (sections 290, 350 HGB) Hospitality documents (booking receipts or tax-related) Import documents (applications, permits, declarations, licenses, customs documents, etc.) • Income statements (annual income statements only) • Incoming invoices including correction documents • Input descriptions for EDP bookkeeping • Input data formats • Insurance policies • Interim balance sheet (in the event of a change of shareholder or change of the financial year) • Inventories (section 240 HGB) • Inventory bookkeeping • Invoices to entrepreneurs Journals for general ledger or current account Land register extracts if inventory documents • Lease documents (after the end of the contract), if accounting documents • Liabilities (compilations) • List of assets • Loan documents as booking vouchers Magnetic tapes (land register or account or document function) • Main financial statements overview • Management reports (balance sheet documents) • Mask (screen, print) • Meal voucher statements • Memory allocation plan of EDP bookkeeping • Menu overview Operator manuals for computer operation • Organisational documents for EDP bookkeeping • Outgoing invoices • Overtime lists if salary slips Pay slips as accounting slips • Payment instructions • Payrolls including lists for special payments as far as booking receipt • Price lists, if evaluation or booking documents • Property register (if inventory) • Postal giro statements and receipts, if accounting documents • Program directories and descriptions of the program sequence • Process files Rental documents, including booking vouchers (after the end of the contract) •Retention regulations for company IT documentation • Records • Receipts • Receipts, if booking function (open item accounting) • Register of accounts Sales books • Shipping and freight records if booking receipts • Standard value documents • Standing order documents (after the order has expired) • Subsidiary books • System manuals Tax returns and tax assessments • Telephone cost statements if booking receipts • Trading books • Travel expenses documents/reports User manuals for computerised bookkeeping • Utility bills Work instructions (also for electronic bookkeeping) |
|
6 lat Rodzaje dokumentów/wiadomości e-mail opisane po prawej stronie należy przechowywać przez co najmniej sześć lat. |
W skrócie, wszystkie otrzymane listy biznesowe i kopie wysłanych listów biznesowych.
Lista poszczególnych dokumentów znajduje się poniżej.
Świadczenia tworzące aktywa (dokumenty) ** Listy biznesowe (otrzymane i kopie wysłanych listów biznesowych) Listy handlowe (z wyjątkiem faktur lub not kredytowych) - Korespondencja Dokumenty dotyczące szkód - Oświadczenia o cesji, o ile zostały wypełnione - Potwierdzenia dostawy - Dokumenty mające znaczenie dla opodatkowania - Zawiadomienia i upomnienia (otrzymane listy handlowe i powielanie treści wysłanych listów handlowych) Faktury za usługi terenowe, jeśli inne Polisy ubezpieczeniowe, po wygaśnięciu ubezpieczenia - Dodatek inwestycyjny (dokumenty) Akredytywy - Dokumenty pożyczki (po zakończeniu umowy) listy przewozowe i dokumenty pożyczki w formie korespondencji Notatki na plikach Oferty z kolejnością zamówień Listy płac dla płatności okresowych, końcowych i specjalnych - Cenniki - Protokoły *, jako listy handlowe - Dokumenty czekowe i wekslowe Raporty z audytu podatkowego (zewnętrzny audyt podatkowy) |
| 2 lata | Faktury na rzecz osób niebędących przedsiębiorcami w związku z gruntami (obowiązek zgłoszenia) |
* 10-letni okres przechowywania ma zastosowanie do protokołów dotyczących przyznawania premii za sugestie dotyczące ulepszeń. W przypadku protokołów powiadomień DÜVO (rozporządzenie w sprawie przekazywania danych) okres ten wynosi jednak tylko 3 lata.
** 10-letni okres przechowywania dotyczy dokumentacji księgowej, a 6-letni okres przechowywania dotyczy otrzymanych listów handlowych i biznesowych oraz reprodukcji listów handlowych i biznesowych.
Źródła: hk24.de armaedfoundation.org skslegal.pl global-regulation.com
Zatrzymanie