1 min. czytania
Luksemburg: Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mail
Z kilkoma wyjątkami, prawie wszystkie rodzaje dokumentów muszą być przechowywane przez 10 lat.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie, więc nie wolno przechowywać danych osobowych, takich jak dane byłych pracowników, dłużej niż jest to absolutnie konieczne.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
| 10 lat |
Dokumenty księgowe i finansowe (księgi główne, sprawozdania finansowe, raporty z audytów, zestawienia zysków i strat itp.
Dokumenty administracyjne związane z działalnością spółki (m.in. tytuły własności intelektualnej, licencje, zezwolenia i upoważnienia) Dokumenty bankowe (wyciągi z kont itp.) Dokumenty dotyczące zarządzania roszczeniami Umowy handlowe i powiązane dokumenty/umowy (np. NDA) z klientami, dostawcami i podwykonawcami Korespondencja handlowa z klientami, dostawcami, podwykonawcami (otrzymana poczta i e-maile oraz kopie poczty i wysłanych e-maili) Umowa najmu komercyjnego Akta sporów handlowych Umowy o pracę, dane związane z identyfikacją, administracją i organizacją Umowy ubezpieczeniowe Informacje dotyczące fakturowania, w tym dane dotyczące pobierania płatności i zewnętrznego monitowania (procedura sądowa) Powiadomienie Krajowej Komisji Ochrony Danych o naruszeniu ochrony danych osobowych Płatności na rzecz dostawców Odcinki wypłat Dokumenty płacowe związane z podatkami, ubezpieczeniem społecznym, dodatkowymi godzinami pracy, premiami, wydatkami, korzyściami rzeczowymi Dokumenty dotyczące partnerów (dostawców, podwykonawców, podmiotów przetwarzających dane) Deklaracje podatkowe i dokumentacja dotycząca międzygrupowej polityki cenowej Rejestr VAT dla dostawy lub nabycia towarów lub usług w UE, dokumenty importowe/eksportowe związane z podatkiem VAT |
| 5 lat |
Dokumenty dotyczące zwolnień chorobowych i urlopów macierzyńskich pracowników (przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym opłacono składki)
Dokumenty korporacyjne, takie jak rejestr akcjonariuszy, protokoły posiedzeń zarządu, komisji i akcjonariuszy |
| 3 lata | Wniosek o udzielenie informacji skierowany do Krajowej Komisji Ochrony Danych |
Źródła: Armaedfoundation.org dsm.legal
Zatrzymanie