Historia klienta Ultra Electronics

Ultra Electronics (Ultra) Precision Air and Land Systems jest liderem w dostarczaniu sprzętu lotniczego i elektronicznego. Ze względu na wysoce regulowany charakter ich branży, potrzebowali rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej, które przechowywałoby wszystkie wiadomości i ułatwiałoby ich odnalezienie.

Firma Ultra zakupiła Cryoserver w marcu 2016 roku i od tego czasu jest zadowolonym klientem. Rozmawialiśmy z Martinem Vogwellem, kierownikiem ds. infrastruktury IT.

Wymagania dotyczące archiwizacji poczty elektronicznej

Podobnie jak w przypadku wielu naszych klientów, zanim zaczęli oni poszukiwać rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej i znaleźli Cryoserver, doszło do konkretnego incydentu, który kosztował firmę Ultra czas i pieniądze. "Odszedł użytkownik i musieliśmy przywrócić jego skrzynkę pocztową, aby odzyskać wiadomość e-mail. Było to dla nas niezwykle czasochłonne. Wynikało to częściowo z braku możliwości śledzenia ogromnej liczby wiadomości e-mail, ale także z wymogu posiadania skrzynek pocztowych o pojemności ponad 30 GB, co na stronie
powodowało problemy z serwerem pocztowym. Pomimo tego, że Exchange twierdzi, że poradzi sobie z takim wolumenem, nie był w stanie".

Problemy i rozwiązania

1. Powolne migracje do nowych wersji Exchange

Migracje mogą być czasochłonne, kosztować firmę pieniądze, a także narażać infrastrukturę IT na ryzyko. Wcześniej Martin stwierdził, że aktualizacje Exchange mogą być długotrwałym procesem. "Aktualizacja Exchange 2003 do 2007 zajęła nam 3 tygodnie bez Cryoservera".

"Dzięki Cryoserver mogliśmy przeprowadzić znacznie szybszą aktualizację do nowszej wersji Exchange. Byliśmy w stanie usunąć elementy skrzynek pocztowych starsze niż pięć lat z podstawowej skrzynki pocztowej, co pozwoliło nam wykonać migracje ogromnej liczby skrzynek pocztowych w ciągu pięciu dni." Mniejsza ilość danych oznaczała bezpieczniejszą migrację, mniejszy wpływ na użytkowników końcowych, którzy nadal mieli dostęp do poczty i mniejszy ból głowy dla działu IT.

2. Konieczność przestrzegania zasad składowania

Ze względu na surowe przepisy, Ultra musi przechowywać dane tak długo, jak długo niektóre z jej produktów są w użyciu. Dane te oznaczały konieczność zakupu serwerów z pamięcią masową wystarczającą na przewidywalną przyszłość, a także zarządzania transferem tych danych w ramach procesów takich jak uaktualnienia, dlatego ekonomiczne przechowywanie poczty elektronicznej miało krytyczne znaczenie. "Chcieliśmy przeszukiwać cały nasz majątek w poszukiwaniu konkretnych, kluczowych informacji. Nasze potrzeby dotyczyły częściowo retencji wszystkich wiadomości e-mail, a częściowo przyspieszenia wyszukiwania informacji ze skrzynek pocztowych użytkowników."

"Ponieważ pracujemy w przemyśle lotniczym i kosmicznym, mamy ścisłe wymagania dotyczące przechowywania danych przez cały okres użytkowania platformy. W wiadomościach e-mail przechowywane są informacje, które muszą być wyszukane, np. komunikacja z klientami. Dlatego ważne jest, abyś był w stanie precyzyjnie wyszukiwać bardzo konkretne terminy w dużym okresie czasu i wśród wielu użytkowników."

Cryoserver zapisuje wiadomości e-mail bezpośrednio w strumieniu poczty, co gwarantuje, że identyczna kopia każdej wysłanej lub otrzymanej wiadomości e-mail może być przechowywana w jednej centralnej lokalizacji. Co więcej, rozwiązanie Cryoserver przechowuje te dane w sposób bardziej ekonomiczny, jak stwierdził Martin... "Jeśli chodzi o zakup nowego sprzętu, zaoszczędziliśmy pieniądze, ponieważ dzięki Cryoserver nie potrzebujemy już tak dużych dysków twardych."

3. Potrzeba przeszukiwania danych historycznych

Kiedy Ultra przechowuje już swoją pocztę, potrzebuje szybkiego dostępu do niej na poziomie granularnym. Musieli to robić zarówno na poziomie administratora, jak i użytkownika. "Wcześniej było trudne lub wręcz niemożliwe, aby dostać się do konkretnych skrzynek pocztowych i odzyskać dane bez Cryoservera. Dla użytkowników szukających elementów było to uciążliwe, ponieważ Outlook jest tak powolny w porównaniu z Cryoserverem." "Mieliśmy wcześniej przypadki, w których musieliśmy wyszukiwać niezwykle specyficzne słowa kluczowe, co po prostu nie byłoby możliwe w programie Outlook lub Exchange".

"Dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania w Cryoserver udało nam się uzyskać tak dużą granulację, że otrzymujemy potrzebne nam dane niezwykle szybko. Znalezienie danych, których odzyskanie wcześniej zajęłoby cały dzień, teraz zajmuje tylko minuty."

"Jeśli chodzi o wyszukiwanie to zaoszczędził godziny czasu ludzi!"