Historia klienta Intapeople

Od PST do właściwej archiwizacji: dlaczego firma rekrutacyjna wybrała właśnie nas

Rob Samuel potrzebował dokładnego i bezpiecznego sposobu na archiwizację wiadomości e-mail swojego pracodawcy. Przez ostatnie kilka lat szef działu IT w firmie rekrutacyjnej z Cardiff wykonywał kopie zapasowe Exchange 2013 za pomocą produktu opartego na EVault i przechowywał wiadomości na lokalnych plikach PST. Wiedział, że pliki PST mogą być łatwo uszkodzone i trudne do przeszukiwania, dlatego nie nadawały się do archiwizacji.
 

Ponadto dowiedział się, że rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych (np. Datto) nie powstrzymują użytkowników przed usuwaniem wiadomości e-mail pomiędzy kolejnymi cyklami tworzenia kopii zapasowych, co oznacza, że niektóre wiadomości nie są w ogóle archiwizowane.

Archiwizacja poczty elektronicznej a kopie zapasowe

Rob mówi: "Chcieliśmy, aby każda pojedyncza wiadomość była rejestrowana i zapisywana w dzienniku". Jeśli miałyby pojawić się jakiekolwiek spory lub problemy, a kierownictwo musiałoby odwołać się do starych wiadomości e-mail, nie chciał, aby istniało jakiekolwiek "ryzyko, że wiadomości odejdą w niepamięć lub zostaną usunięte".
 

Nawet kiedy firma przeniosła się ze swojego stacjonarnego Exchange do Office 365, widział, że funkcja archiwizacji tej platformy nadal nie będzie wystarczająca. Choć Office 365 miał wiele zalet, nie był zgodny z regulacjami takimi jak GDPR. Ponadto nie uniemożliwiał użytkownikom modyfikowania wiadomości e-mail, a Microsoft nie brał odpowiedzialności za dane jego pracodawcy. Zdecydował, że potrzebuje jednego centralnego repozytorium dla wszystkich wiadomości e-mail: niezależnego, opartego na chmurze i w pełni zgodnego z przepisami rozwiązania do archiwizacji.
 

Ponadto, jako że od czasu do czasu otrzymywał zadanie odszukania danych klienta lub informacji o konkretnym kandydacie zawartych w starych wiadomościach e-mail, potrzebował rozwiązania, które pozwoli mu szybko odnaleźć odpowiednie dane.

Wybór Cryoserver zamiast Barracudy

Dostawca rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych z serwerów Roba polecił Cryoserver. Oprócz nas, Rob sprawdził również firmę Barracuda* i jednego lub dwóch innych dostawców. Dlaczego więc on i jego pracodawca wybrali nasze rozwiązanie?

"Cryoserver zapewniał najlepszą równowagę między funkcjonalnością, łatwością obsługi i kosztami. Pracownicy firmy [Cryoserver] byli kompetentni i pomocni. Inni próbowali nas zmusić do przeniesienia do nich naszego filtrowania bezpieczeństwa poczty elektronicznej [a także naszej archiwizacji] i wykupienia u nich licencji."

Tak więc w 2017 r. firma rekrutacyjna wybrała nas do archiwizacji swoich wiadomości e-mail.

"Przejście na Cryoserver było naprawdę dobre", mówi Rob. "Zastosowaliśmy podejście etapowe, z początkowym załadowaniem wszystkich skrzynek pocztowych z naszego lokalnego Exchange do Cryoserver [aby upewnić się, że wszystko zostało zarchiwizowane i zapisane w dzienniku]. Zrobiłem to sam z pewnymi wskazówkami od chłopaków z Cryoserver. W tamtym czasie nie konfigurowałem zbyt wiele z Exchange [ani nie pracowałem z] regułami transportu lub dziennikowaniem, ale konfiguracja i zarządzanie były bardzo łatwe".
 

Ulepszanie Microsoft 365
 

Mówi, że nie zmieniłby niczego w Cryoserver. "Jest niezawodny. Dobrze współpracuje z Microsoft 365. Umożliwia wyszukiwanie tak podstawowe lub zaawansowane, jak tylko chcesz".
 

Rob przeprowadza większość wyszukiwań, "cofając się w niektórych przypadkach o trzy, pięć, a nawet 10 lat", i uważa Cryoserver za "bardzo szybki i skuteczny". Podoba mu się również fakt, że wszystko jest w pełni kontrolowane. "Mogę spojrzeć wstecz i zobaczyć, jakie wyszukiwania zostały przeprowadzone wcześniej. Wszystko tam jest. Podczas eksportu i konieczności przekopywania się przez ryzę i ryzę danych, jest to bardzo szybkie."

Pomocne wsparcie

Do tej pory Rob poprosił nas o pomoc przy dwóch zaawansowanych wyszukiwaniach. "Za każdym razem, gdy kontaktowałem się z pracownikami działu wsparcia, byli oni naprawdę pomocni i kompetentni, a nie odesłali mnie do czterech czy pięciu różnych działów. To było bardzo responsywne."

Mówi, że Cryoserver "wykroczył poza" jego oczekiwania. Okazało się, że ma o wiele większą wartość niż tylko narzędzie do tworzenia kopii zapasowych w czasie rzeczywistym, szczególnie podczas wyszukiwania wniosków GDPR.