Historia klienta Intapeople
Od PST do właściwej archiwizacji: dlaczego firma rekrutacyjna wybrała właśnie nas
Rob Samuel potrzebował dokładnego i bezpiecznego sposobu na archiwizację wiadomości e-mail swojego pracodawcy. Przez ostatnie kilka lat szef działu IT w firmie rekrutacyjnej z Cardiff wykonywał kopie zapasowe Exchange 2013 za pomocą produktu opartego na EVault i przechowywał wiadomości na lokalnych plikach PST. Wiedział, że pliki PST mogą być łatwo uszkodzone i trudne do przeszukiwania, dlatego nie nadawały się do archiwizacji.
Ponadto dowiedział się, że rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych (np. Datto) nie powstrzymują użytkowników przed usuwaniem wiadomości e-mail pomiędzy kolejnymi cyklami tworzenia kopii zapasowych, co oznacza, że niektóre wiadomości nie są w ogóle archiwizowane.
Archiwizacja poczty elektronicznej a kopie zapasowe
Rob mówi: "Chcieliśmy, aby każda pojedyncza wiadomość była rejestrowana i zapisywana w dzienniku". Jeśli miałyby pojawić się jakiekolwiek spory lub problemy, a kierownictwo musiałoby odwołać się do starych wiadomości e-mail, nie chciał, aby istniało jakiekolwiek "ryzyko, że wiadomości odejdą w niepamięć lub zostaną usunięte".
Nawet kiedy firma przeniosła się ze swojego stacjonarnego Exchange do Office 365, widział, że funkcja archiwizacji tej platformy nadal nie będzie wystarczająca. Choć Office 365 miał wiele zalet, nie był zgodny z regulacjami takimi jak GDPR. Ponadto nie uniemożliwiał użytkownikom modyfikowania wiadomości e-mail, a Microsoft nie brał odpowiedzialności za dane jego pracodawcy. Zdecydował, że potrzebuje jednego centralnego repozytorium dla wszystkich wiadomości e-mail: niezależnego, opartego na chmurze i w pełni zgodnego z przepisami rozwiązania do archiwizacji.
Ponadto, jako że od czasu do czasu otrzymywał zadanie odszukania danych klienta lub informacji o konkretnym kandydacie zawartych w starych wiadomościach e-mail, potrzebował rozwiązania, które pozwoli mu szybko odnaleźć odpowiednie dane.
Wybór Cryoserver zamiast Barracudy
Dostawca rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych z serwerów Roba polecił Cryoserver. Oprócz nas, Rob sprawdził również firmę Barracuda* i jednego lub dwóch innych dostawców. Dlaczego więc on i jego pracodawca wybrali nasze rozwiązanie?
"Cryoserver zapewniał najlepszą równowagę między funkcjonalnością, łatwością obsługi i kosztami. Pracownicy firmy [Cryoserver] byli kompetentni i pomocni. Inni próbowali nas zmusić do przeniesienia do nich naszego filtrowania bezpieczeństwa poczty elektronicznej [a także naszej archiwizacji] i wykupienia u nich licencji."
Tak więc w 2017 r. firma rekrutacyjna wybrała nas do archiwizacji swoich wiadomości e-mail.
"Przejście na Cryoserver przebiegło naprawdę sprawnie" - mówi Rob. "Zastosowaliśmy podejście etapowe, z początkowym wprowadzeniem wszystkich skrzynek pocztowych z naszego Exchange na miejscu do Cryoserver [aby upewnić się, że wszystko zostało zarchiwizowane i zapisane w dzienniku]. Zrobiłem to sam, korzystając z pewnych wskazówek od pracowników Cryoserver. W tamtym czasie nie przeprowadzałem zbyt wielu konfiguracji z Exchange [ani nie pracowałem z] regułami transportu lub dziennikowaniem, ale konfiguracja i zarządzanie było bardzo łatwe."
Ulepszanie Microsoft 365
Mówi, że nie zmieniłby niczego w Cryoserverze. "Jest niezawodny. Dobrze łączy się z Microsoft 365. Pozwala na tak podstawowe lub tak zaawansowane wyszukiwanie, jak tylko chcesz."
Rob przeprowadza większość wyszukiwań, "cofając się w niektórych przypadkach o trzy, pięć, a nawet 10 lat", i uważa Cryoserver za "bardzo szybki i skuteczny". Podoba mu się również fakt, że wszystko jest w pełni kontrolowane. "Mogę spojrzeć wstecz i zobaczyć, jakie wyszukiwania zostały przeprowadzone wcześniej. Wszystko tam jest. Podczas eksportu i konieczności przekopywania się przez ryzę i ryzę danych, jest to bardzo szybkie."
Pomocne wsparcie
Do tej pory Rob poprosił nas o pomoc przy dwóch zaawansowanych wyszukiwaniach. "Za każdym razem, gdy kontaktowałem się z pracownikami działu wsparcia, byli oni naprawdę pomocni i kompetentni, a nie odesłali mnie do czterech czy pięciu różnych działów. To było bardzo responsywne."
Mówi, że Cryoserver "wykroczył poza" jego oczekiwania. Okazało się, że ma o wiele większą wartość niż tylko narzędzie do tworzenia kopii zapasowych w czasie rzeczywistym, szczególnie podczas wyszukiwania wniosków GDPR.
Opowiadania