Historia klienta Rady North Warwickshire

Rada gminy North Warwickshire zakupiła Cryoserver początkowo jako narzędzie do archiwizacji poczty elektronicznej, aby pomóc w obsłudze wniosków o udzielenie informacji w ramach wolności słowa (FOI). Obecnie rada widzi, jak Cryoserver przekształca się w niezwykle popularne narzędzie codziennego użytku, z którego korzysta cała rada, czyli ponad 300 osób.

Problemy i rozwiązania związane z archiwizacją poczty elektronicznej

1. Wnioski o dostęp do informacji i wyszukiwanie informacji trwały zbyt długo

Dział IT w North Warwickshire zbyt często miał do czynienia z takimi żądaniami. Prośby te wiązały się ze ścisłą presją czasu, którą Gary i jego dział chcieli ograniczyć.

Cryoserver doskonale spełnił potrzeby firmy North Warwickshire. "Okazało się, że często używamy Cryoserver do regulowania pracowników korzystających z systemu poczty elektronicznej, na przykład gdyby ktoś wysłał wiadomość e-mail do naszego centrum kontaktowego w celu złożenia skargi. Piękno tego rozwiązania polega na tym, że jeśli Cryoserver nie rejestruje tego zdarzenia, można kategorycznie stwierdzić, że nie miało ono miejsca. Możemy być w 100% pewni, że to, co wydarzyło się na Cryoserver, jest dokładnie tym, co się wydarzyło. Nasze wykorzystanie Cryoserver przeszło z oficjalnego narzędzia FOI na bardziej codzienne narzędzie, które posiada dowody i potwierdzenia działań firmy."

2. Niedokładny, powolny i trudny do przeszukiwania system poczty elektronicznej

Rada i jej użytkownicy nie mogli być pewni, jakie informacje znajdują, i byli rozczarowani szybkością procesu. Zagubione wiadomości e-mail powodowały problemy dla wszystkich użytkowników w radzie, niezależnie od ich roli.

Dzięki wdrożeniu rozwiązania Cryoserver do swojej infrastruktury IT pracownicy nie musieli już tracić czasu na ręczne sortowanie, a następnie przeszukiwanie folderów": "Dużym plusem dla mnie osobiście i wielu innych pracowników jest to, że nie trzeba się już tak bardzo przejmować tym, które wiadomości e-mail zachować, a które wyrzucić. Mam więc teraz foldery, w których przechowuję ważne wiadomości e-mail, teoretycznie mogę je teraz usunąć i nadal wiem, że mam do nich dostęp."

Od momentu zakupu Cryoservera North Warwickshire znalazło wiele przydatnych funkcji, które zmieniły ich codzienne nawyki na lepsze: "Jeśli nie jesteś najbardziej zorganizowaną osobą, posiadanie Cryoservera pomaga Ci, dając Ci świadomość, że możesz szybko dotrzeć do danych bez względu na to, gdzie je umieścisz. Polecam Cryoserver, to oprogramowanie, które oznaczyliśmy jako coś, co naprawdę chcieliśmy zatrzymać".

Cryoserver został przekształcony ze specjalnego narzędzia do wyszukiwania i odzyskiwania danych w codzienną część życia biznesowego dla wielu użytkowników organizacji. Cryoserver umożliwia radzie szybką realizację zadań FOI i eDiscovery z w pełni kontrolowanym dostępem, a także zapewnia dodatkowy wzrost produktywności całej organizacji.