Historia klienta Universal Smart Cards
Alasdair Nutt jest kierownikiem sprzedaży w firmie Universal Smart Cards z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Firma jest liderem na rynku dostaw i wdrażania inteligentnych kart dla kontroli dostępu, bezpieczeństwa komputerów, tożsamości, wydarzeń, rządu i rozrywki.
W swojej pracy Alasdair wysyła i odbiera od 100 do 200 e-maili tygodniowo. Niektóre z nich zawierają ważne, cenne dane - wszystko, od informacji o potencjalnym kontrahencie, po wycenę lub wątek rozmowy z klientem. Często potrzebuje on uzyskać te informacje w późniejszym czasie, czasem po latach od pierwotnej korespondencji.
Problem: odzyskiwanie starych, wartościowych wiadomości e-mail
Około 12 lat temu, kiedy Alasdair rozpoczął pracę w firmie, nie było odpowiedniego systemu archiwizacji wiadomości e-mail. Były one po prostu "zapisywane w skrzynce nadawczej", jak to ujął. Trwało to przez następne pięć lat, przy czym Alasdair zachowywał wszystkie stare e-maile i niczego nie kasował. Kiedy musiał wyszukać ważne informacje w swojej "zarchiwizowanej" korespondencji, "odnalezienie jakichkolwiek e-maili było piekielnie trudne" - mówi. "Czasami nigdy nie można było ich znaleźć. Pliki Outlooka były ogromne. To wszystko spowalniało. Przez pięć lat przysparzało mi to masę problemów".
Rozwiązanie: Archiwizacja poczty elektronicznej za pomocą Cryoserver
Słuchając Alasdaira, można wyczuć, jak bardzo mu ulżyło, gdy firma Universal Smart Cards zaczęła korzystać z dedykowanego oprogramowania do archiwizacji poczty elektronicznej. Około siedem lat temu dostawca usług IT dla firmy, firma IT Managed, przeniósł firmę na platformę Office/Microsoft 365 i wdrożył oprogramowanie Cryoserver. Firma IT Managed hostuje i dostarcza swoim klientom własne środowisko Cryoserver Cloud.
Od tego czasu nasze oprogramowanie przechowuje kopię każdej wiadomości e-mail wysłanej lub otrzymanej przez firmę. Przechowuje wiadomości e-mail w sposób zgodny z przepisami i bezpieczny w archiwum, które współpracuje z Microsoft 365, ale jest od niego niezależne. Dzięki temu Alasdair i jego koledzy nadal mają dostęp do swoich wiadomości e-mail, nawet jeśli nastąpi przerwa w działaniu Microsoft 365.
Zapytaliśmy go, jak mu się pracowało z Cryoserverem przez ostatnie siedem lat.
"Od razu się z tym pogodziłem" - mówi. Ponieważ kopie każdej wiadomości e-mail były archiwizowane, mógł od razu usunąć ze swojego Outlooka większość tego, co nie było mu potrzebne. "Od tamtej pory nie miałem żadnych problemów".
Korzyści płynące z Cryoservera to znacznie więcej niż tylko uwolnienie Outlooka i efektywna archiwizacja starych maili.
Narzędzie codziennego wyszukiwania dla menedżerów sprzedaży
"Używam Cryoservera bardziej jako wyszukiwarki" - mówi. "Mogę znaleźć rzeczy z dowolnego okresu w przeszłości, zazwyczaj bardzo, bardzo szybko.
"Użyłem go dziś rano, aby spróbować znaleźć moje wydatki z marca. Używam go, aby znaleźć oferty, które zostały mi przekazane przez dostawców - czasami niewyraźne i odległe oferty, które przekazałem klientom."
Polega na nim również przy wyszukiwaniu szczegółów dotyczących potencjalnych klientów. Wspomina, że próbował użyć CRM swojego pracodawcy, aby odzyskać dane starego dostawcy. Niestety, system CRM zmieniał się dwukrotnie od czasu, gdy on i dostawca byli w kontakcie, i nie mógł znaleźć tych danych. Następnie przeszukał go za pomocą Cryoserver i znalazł to, czego potrzebował.
Rozwiązywanie sporów prawnych
Alasdair mówi, że był taki czas, kiedy Cryoserver pomógł rozwiązać spór, który "mógł się potencjalnie bardzo źle skończyć".
"Mieliśmy klienta, który był nam winien dużo pieniędzy. Przez dwa lub trzy lata dochodziły do niego e-maile dotyczące wielu spraw, a sprawa mogła niemal trafić do sądu. To było w jedenastej godzinie, że zdecydowali się zawrzeć z nami ugodę pozasądową, a nie, że my zabierzemy ich do sądu."
Mówi on, że Cryoserver pomógł mu znaleźć dokumenty, które poparły jego roszczenia. "Wiedziałem, że Cryoserver może być używany w kontekście prawnym. W rzeczywistości uzyskałem duży plik, który przekazałem prawnikom, w którym zidentyfikowałem, kto co powiedział, kiedy i dlaczego. Kiedy przekazaliśmy im e-maile w ramach ujawnienia, było całkiem jasne, co zostało przekazane."
Pomoc Alasdairowi w utrzymaniu się na szczycie
Podsumowując swoje doświadczenia z naszym oprogramowaniem, Alasdair mówi, że robi ono to, co obiecujemy: "Cryoserver potrafi znaleźć informacje z przeszłości na podstawie bardzo prostych danych wejściowych w ułamku czasu w porównaniu z czymkolwiek innym, co widziałem - czymkolwiek, co zostało wysłane, otrzymane lub do czego zostało skopiowane - i to dosłownie w ciągu milisekund."
Odkąd pokazaliśmy mu, jak z niego korzystać, nie potrzebuje żadnego wsparcia. "To jest bardzo proste w użyciu".
Korzyści dla całej firmy
Niezależnie od tego, czy pracujesz w dziale sprzedaży, jak Alasdair, czy w marketingu, IT, HR, finansach, dziale zgodności z przepisami lub na innym stanowisku, Cryoserver może pomóc Ci pracować bardziej efektywnie i produktywnie.
Opowiadania