Holandia
Przechowywanie wiadomości e-mail
Czas, przez jaki firmy muszą przechowywać większość dokumentów, waha się od czterech tygodni do okresu trwałego. Zwróć szczególną uwagę na dokumentację pracowniczą i dane, ponieważ istnieją różne okresy przechowywania dla różnych ich typów.
Czas, przez jaki firmy muszą przechowywać większość dokumentów, waha się od czterech tygodni do stałego.
Zwróć szczególną uwagę na dokumentację i dane pracowników, ponieważ istnieją różne okresy przechowywania dla różnych ich rodzajów.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie, więc nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej niż jest to absolutnie konieczne.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
| Na stałe | Sprawozdania finansowe |
| 10 lat | Dane dotyczące nieruchomości Jeśli świadczysz usługi elektroniczne, nadawcze lub telekomunikacyjne i działasz zgodnie z systemem Mini One Stop Shop (MOSS), musisz przechowywać dane przez 10 lat. |
| 7 lat | - Porządki obrad i terminarze - Wyciągi bankowe - Zarządzanie gotówką (również projekty not) i pokwitowania - Korespondencja - Umowy, Umowy, porozumienia i inne ustalenia - Rachunki kredytowe i debetowe - Rachunki ogólne - Dokonane obliczenia okresowe - Otrzymane faktury i kopie wysłanych faktur - Rachunki płacowe, w tym - zarządzanie wynagrodzeniami - rejestry podatkowe i ubezpieczeń społecznych - zarobione wynagrodzenia - potrącone ubezpieczenie społeczne - potrącony podatek od wynagrodzeń - odcinki wypłat - wynagrodzenie za nadgodziny - premie, wydatki - rejestry zakupów i sprzedaży - oprogramowanie i pliki danych - rejestry magazynowe Możesz uzgodnić z holenderską administracją podatkową i celną przechowywanie innych rejestrów przez krótsze okresy. |
| 5 lat | Dokumenty socjalne dotyczące pracowników, w tym dane stanowiące podstawę zwolnienia lub dane związane z wypłatą wynagrodzenia - należy przechowywać przez co najmniej pięć lat po zakończeniu umowy o pracę. |
| 3 lata | Dokumenty potwierdzające księgi rachunkowe i niewymagające udziału osób trzecich (zachować kopie lub oryginały) |
| Maksymalnie 2 lata | Poniżej znajdują się dokumenty dotyczące pracowników. RODO stanowi, że dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane lub dla których są dalej przetwarzane. Holenderska ustawa o ochronie danych osobowych stanowi, że następujące dokumenty należy przechowywać nie dłużej niż dwa lata: - Umowa o pracę, dokumenty wdrożeniowe, takie jak zbiór danych osobowych i informacje o koncie bankowym (2 lata po zakończeniu zatrudnienia) - Raporty ze spotkań oceniających wydajność, rozmów oceniających i doradztwa zawodowego - Administracyjne rejestry nieobecności (2 lata po zakończeniu zatrudnienia, dłużej w sporach dotyczących świadczeń pracowniczych lub chorobowych) - Akta rehabilitacyjne (2 lata po zakończeniu rehabilitacji) - Dokumenty związane z systemem emerytalnym |
| 4 tygodnie | Dane dotyczące odrzuconych kandydatów do pracy, w tym listy aplikacyjne, CV, referencje, zaświadczenia o dobrym zachowaniu, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, oceny i wyniki testów. Dane te mogą być przechowywane przez okres do 1 roku za zgodą osoby, której dane dotyczą. |
Źródła: business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law