Poland Business Email
Retencja

Zasady w Polsce są dość proste. Dokumenty/maile muszą być przechowywane przez okres od pięciu lat do wieczystego przechowywania. Należy zwrócić uwagę na jedną zmianę dotyczącą dokumentacji pracowniczej: podczas gdy w przeszłości firmy musiały przechowywać ją przez 50 lat, obecnie jest to tylko dziesięć lat.

Zasady w Polsce są dość proste. Dokumenty/maile muszą być przechowywane przez okres od pięciu lat do wieczystego przechowywania.

Warto zwrócić uwagę na jedną zmianę dotyczącą dokumentacji pracowniczej: podczas gdy w przeszłości firmy musiały przechowywać ją przez 50 lat, obecnie jest to tylko dziesięć lat.

Zastosowanie ma ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). W związku z tym nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej niż jest to absolutnie konieczne.

Okres przechowywaniaTyp dokumentu/powiązane wiadomości e-mail
Na stałeSprawozdania finansowe
10 latSzczegóły listy płac, odcinki wypłat i inne informacje, na podstawie których ustalana jest podstawa emerytury lub renty inwalidzkiej ubezpieczonego pracownika. Należy je przechowywać od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono zatrudnienie danej osoby.
9 latUmowy
5 latDokumentacja księgowa/księgi rachunkowe wraz z dokumentami uzupełniającymi. (Przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dokumentacja).

Dokumentacja księgowa związana z inwestycjami długoterminowymi, pożyczkami, umowami biznesowymi i roszczeniami w ramach postępowania cywilnego, karnego lub podatkowego. (Należy je przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawy, których dotyczą, zostały zakończone, zapłacone, rozliczone lub wygasły.)

Dokumentacja dotycząca metod rachunkowości organizacji (Należy ją przechowywać przez pięć lat po utracie ważności.)

Dokumentacja księgowa dotycząca dochodu, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz należnych podatków. (Przechowuj przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym podatek był należny).

Źródła: armaedfoundation.org lexology.com