Luksemburg
Przechowywanie wiadomości e-mail
Z kilkoma wyjątkami, prawie wszystkie rodzaje dokumentów muszą być przechowywane przez 10 lat.
Z kilkoma wyjątkami, prawie wszystkie rodzaje dokumentów muszą być przechowywane przez 10 lat.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie, więc nie wolno przechowywać danych osobowych, takich jak dane byłych pracowników, dłużej niż jest to absolutnie konieczne.
| Okres przechowywania | Typ dokumentu/powiązane wiadomości e-mail |
|---|---|
| 10 lat | Dokumenty księgowe i finansowe (księgi główne, sprawozdania finansowe, raporty z audytów, zestawienia zysków i strat itp.) wraz z dokumentami uzupełniającymi i powiązaną korespondencją Dokumenty administracyjne związane z działalnością firmy (m.in. tytuły praw własności intelektualnej, licencje, zezwolenia i upoważnienia) Dokumenty bankowe (wyciągi z kont itp.) Dokumenty dotyczące zarządzania roszczeniami Umowy handlowe i powiązane dokumenty/umowy (np. NDA z klientami, dostawcami i podwykonawcami) Korespondencja handlowa z klientami, dostawcami i podwykonawcami (m.in. poczta, otrzymane e-maile, kopie wysłanych e-maili) NDA) z klientami, dostawcami i podwykonawcami Korespondencja handlowa z klientami, dostawcami, podwykonawcami (otrzymana poczta i e-maile oraz kopie poczty i wysłanych e-maili) Dzierżawa komercyjna Akta sporów handlowych Umowy o pracę, dane związane z identyfikacją, administracją i organizacją Umowy ubezpieczeniowe Informacje o fakturowaniu, w tym dane dotyczące poboru płatności i windykacji zewnętrznej (postępowanie sądowe) Powiadomienie Krajowej Komisji Ochrony Danych o naruszeniu danych Płatności na rzecz dostawców Odcinki wypłat Dokumenty płacowe dotyczące podatków, ubezpieczenia społecznego, dodatkowych godzin, premii, wydatków, korzyści rzeczowych Dokumenty związane z partnerami (dostawcy, podwykonawcy, podmioty przetwarzające dane) Deklaracje podatkowe i dokumentacja dotycząca polityki cenowej w ramach grupy Rejestr VAT dotyczący dostawy lub nabycia towarów lub usług na terenie UE, dokumenty importowe/eksportowe związane z podatkiem VAT Dokumenty związane z dostawą lub nabyciem towarów lub usług na terenie UE. |
| 5 lat | Dokumenty dotyczące zwolnień chorobowych i urlopów macierzyńskich pracowników (przechowywać 5 lat od końca roku, w którym składki zostały opłacone) Dokumenty korporacyjne, takie jak rejestr akcjonariuszy, protokoły posiedzeń zarządu, komisji i akcjonariuszy |
| 3 lata | Wniosek o udzielenie informacji skierowany do Krajowej Komisji Ochrony Danych |
Źródła: Armaedfoundation.org dsm.legal